Certidão Negativa de Débitos (CND): Como Emitir, Consultar Pendências e Regularizar sua Empresa

Resposta direta

A Certidão Negativa de Débitos (CND) é o documento que comprova que a empresa não possui pendências exigíveis perante um órgão público ou fundo específico. Para manter a operação regular, muitas empresas precisam acompanhar ao menos 5 frentes: tributos federais, estaduais, municipais, débitos trabalhistas e FGTS. Quando há débitos com exigibilidade suspensa — como em parcelamentos ativos — é possível emitir uma Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN), que produz, em regra, os mesmos efeitos da CND.

O que é a Certidão Negativa de Débitos e para que ela serve

A Certidão Negativa de Débitos, também chamada de certidão de regularidade, é uma declaração emitida por órgão público, tribunal ou entidade gestora para informar que não existem débitos vencidos, exigíveis e não regularizados em nome da empresa ou do contribuinte.

No campo tributário, a emissão decorre principalmente dos artigos 205 e 206 do Código Tributário Nacional — CTN. O artigo 205 prevê a certidão negativa quando não há crédito tributário constituído ou pendências exigíveis. Já o artigo 206 determina que a certidão positiva com efeitos de negativa tem o mesmo valor da certidão negativa quando o crédito estiver com exigibilidade suspensa ou garantido nos termos legais.

Na prática, a CND demonstra que a empresa está apta, perante a esfera consultada, a realizar operações que exigem comprovação de regularidade. Ela é um instrumento central de compliance fiscal, pois reduz riscos de bloqueios comerciais, impedimentos em licitações e entraves em operações financeiras.

Importante: uma CND não significa que a empresa jamais teve débitos. Ela confirma a situação cadastral e fiscal na data da emissão, dentro da abrangência do órgão emissor e pelo prazo de validade indicado no documento.

Quais tipos de certidão sua empresa pode precisar?

Não existe uma CND única que cubra todas as obrigações empresariais. Cada ente federativo e cada área de controle possui sistemas próprios. As certidões mais recorrentes são:

Certidão	Órgão ou entidade emissora	O que normalmente verifica	Validade usual
Federal	Receita Federal do Brasil e PGFN	Tributos federais, contribuições previdenciárias e Dívida Ativa da União	180 dias
Estadual	Secretaria da Fazenda estadual e/ou PGE	ICMS, IPVA, taxas estaduais e dívida ativa estadual	Varia por estado
Municipal	Prefeitura ou Secretaria Municipal de Fazenda	ISS, IPTU, taxas e dívida ativa municipal	Varia por município
Trabalhista	Tribunal Superior do Trabalho	Débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho	180 dias
FGTS	Caixa Econômica Federal	Regularidade dos recolhimentos ao FGTS	30 dias

Certidão federal da Receita Federal e PGFN

A certidão federal é formalmente denominada Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União. Ela é conjunta: abrange débitos administrados pela Receita Federal e inscrições em Dívida Ativa da União sob gestão da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

Sua validade é de 180 dias, conforme a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014. Para pessoas jurídicas, essa é uma das certidões mais solicitadas em contratos, processos de crédito e relações com grandes clientes.

Certidão estadual e municipal

A certidão estadual costuma ser indispensável para empresas que comercializam mercadorias, industrializam produtos ou realizam operações sujeitas ao ICMS. Já a certidão municipal é especialmente relevante para prestadores de serviços sujeitos ao ISS e para proprietários de imóveis urbanos.

O procedimento, os débitos abrangidos e a validade variam conforme o estado e o município. Uma empresa com filiais deve avaliar a necessidade de emitir certidões nos locais em que possui estabelecimentos, inscrições ou bens vinculados.

Certidão trabalhista e Certificado de Regularidade do FGTS

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) é emitida gratuitamente pelo Tribunal Superior do Trabalho e informa a inexistência de débitos inadimplidos em processos trabalhistas perante a Justiça do Trabalho. Sua exigência em licitações está vinculada à regularidade trabalhista prevista na legislação.

O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), por sua vez, demonstra que o empregador está regular perante o Fundo de Garantia. A exigência de regularidade do FGTS em diversas situações decorre, entre outras normas, do artigo 27 da Lei nº 8.036/1990.

Quando a CND é exigida?

A exigência varia de acordo com a operação, o contratante e a legislação aplicável. Entre as situações mais comuns estão:

Participação em licitações e contratação com a Administração Pública;
Renovação ou contratação de crédito bancário e financiamentos;
Cadastro como fornecedor de grandes empresas;
Operações societárias, auditorias e due diligence;
Compra, venda, financiamento ou averbação de determinados imóveis;
Recebimento de incentivos fiscais, subvenções ou recursos públicos;
Contratos que preveem cláusulas de compliance e regularidade fiscal;
Obtenção ou renovação de registros, licenças e autorizações específicas.

Na contratação pública, a Lei nº 14.133/2021 exige documentação relativa à regularidade fiscal, social e trabalhista como condição de habilitação. O tema está disciplinado, especialmente, no artigo 68 da Lei de Licitações e Contratos Administrativos.

Atenção: a Administração Pública, bancos e contratantes privados podem solicitar certidões adicionais ou versões específicas. Antes de apresentar a documentação, confira o edital, contrato, política de cadastro ou exigência da instituição.

Como emitir a CND federal da Receita Federal e PGFN: passo a passo

A emissão da certidão federal é feita online, sem custo, pelo serviço oficial da Receita Federal. O procedimento básico é:

1. Acesse o serviço de emissão de certidão para pessoa jurídica da Receita Federal.
2. Informe o CNPJ da empresa.
3. Confirme os dados solicitados pelo sistema.
4. Emita e salve o documento em PDF.
5. Verifique a autenticidade, a data de emissão, o prazo de validade e o código de controle.

Se a certidão não for liberada, o sistema normalmente apontará a existência de pendências. Entretanto, o detalhamento nem sempre estará disponível na própria tela de emissão. Nesse caso, o responsável deverá acessar o e-CAC com conta gov.br habilitada ou certificado digital, consultar as pendências fiscais e, quando necessário, utilizar os canais da PGFN.

Débitos inscritos em Dívida Ativa da União, possibilidades de negociação e situação de inscrições podem ser consultados no portal Regularize, da PGFN.

Certidão negativa, positiva e positiva com efeitos de negativa: quais são as diferenças?

A nomenclatura da certidão muda conforme a situação fiscal da empresa. Essa distinção é essencial para definir se a organização está apta a concluir uma operação.

Certidão Negativa de Débitos (CND)

A CND é emitida quando não existem débitos exigíveis ou pendências impeditivas perante o órgão consultado. É o cenário de regularidade plena naquele ambiente de consulta.

Certidão Positiva de Débitos (CPD)

A certidão positiva indica a existência de débitos ou pendências exigíveis. Em geral, ela não atende a exigências de regularidade fiscal, salvo se o contratante expressamente admitir essa condição — situação menos comum.

Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN)

A CPEN informa que há débitos, mas que eles não impedem a comprovação de regularidade porque a exigibilidade está suspensa, o débito está garantido ou existe outra hipótese legal aplicável. Nos termos do artigo 206 do CTN, ela produz os mesmos efeitos da certidão negativa.

A suspensão da exigibilidade do crédito tributário está prevista no artigo 151 do CTN e pode ocorrer, por exemplo, em razão de:

Moratória;
Depósito integral do montante devido;
Reclamações e recursos administrativos, conforme a legislação aplicável;
Liminar em mandado de segurança;
Liminar ou tutela em outras ações judiciais;
Parcelamento regularmente formalizado e adimplente.

Quais são os principais motivos que impedem a emissão da certidão?

A recusa ou indisponibilidade da CND pode ter origem tributária, previdenciária, cadastral ou processual. Os motivos mais frequentes incluem:

Tributos federais, estaduais ou municipais vencidos e não pagos;
Contribuições previdenciárias declaradas e não recolhidas;
Débitos inscritos em dívida ativa;
Parcelamentos rescindidos, vencidos ou com parcelas em atraso;
Declarações omitidas ou entregues com inconsistências;
Diferenças entre obrigações acessórias e pagamentos informados;
Ausência de recolhimentos de FGTS;
Débitos trabalhistas inscritos no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas;
Pendências cadastrais de CNPJ, inscrição estadual ou inscrição municipal;
Falta de regularização de débitos de filiais, quando a certidão considera a raiz do CNPJ ou o responsável tributário.

Também é comum encontrar pendências antigas que já foram quitadas, mas ainda não foram baixadas corretamente nos sistemas. Nesses casos, é necessário conferir a vinculação do pagamento, o código de receita utilizado, a competência e eventual necessidade de retificação ou pedido de revisão.

Como consultar débitos tributários e previdenciários da empresa

A consulta preventiva é a forma mais eficiente de evitar a descoberta de uma pendência apenas quando a CND se torna urgente. Para débitos federais, o caminho mais completo costuma ser o e-CAC, ambiente digital da Receita Federal acessado com conta gov.br ou certificado digital.

No e-CAC, a empresa pode consultar situação fiscal, declarações, pagamentos, parcelamentos, intimações e débitos em cobrança. Quando houver inscrições em Dívida Ativa da União, a análise deve ser complementada no Regularize da PGFN.

Para empresas optantes pelo Simples Nacional, é importante acompanhar a situação de apurações, declarações e parcelamentos no Portal do Simples Nacional. A regularidade no regime não elimina a necessidade de verificar débitos eventualmente transferidos à dívida ativa ou pendências em outros entes federativos.

Já os débitos estaduais e municipais devem ser consultados nos portais das respectivas Fazendas, procuradorias e prefeituras. Para FGTS, a consulta e a emissão do CRF são feitas pelos canais oficiais da Caixa. Para débitos trabalhistas, a CNDT pode ser emitida pelo portal do TST.

Como regularizar pendências para liberar a CND

A regularização começa pela identificação precisa da pendência. Pagar um débito sem validar sua origem, período de apuração, situação processual e possibilidade de compensação pode gerar retrabalho ou manter a restrição ativa.

Um processo seguro normalmente envolve as seguintes etapas:

1. Identificar o órgão, o tributo, a competência e o valor atualizado do débito.
2. Verificar se o débito é devido, está duplicado, prescrito, pago ou discutido administrativamente ou judicialmente.
3. Avaliar as alternativas de quitação, compensação, parcelamento ou contestação.
4. Transmitir declarações omitidas e corrigir obrigações acessórias inconsistentes.
5. Acompanhar a baixa do pagamento ou a formalização do parcelamento.
6. Emitir novamente a certidão após a atualização do sistema.

Em caso de débitos federais inscritos em dívida ativa, a PGFN pode disponibilizar modalidades de negociação e transação tributária conforme os editais e regras vigentes. A escolha da modalidade deve considerar fluxo de caixa, descontos eventualmente permitidos, garantias, quantidade de parcelas e efeitos sobre a emissão de certidão.

Cada caso exige análise profissional, sobretudo quando há autos de infração, compensações, débitos com exigibilidade discutida, responsabilidade de sócios ou risco de exclusão do Simples Nacional.

Parcelamento de débitos permite emitir certidão?

Sim, em regra, um parcelamento formalizado e mantido adimplente suspende a exigibilidade do crédito tributário e pode viabilizar a emissão de Certidão Positiva com Efeitos de Negativa. Essa consequência decorre do artigo 151, inciso VI, do CTN.

Contudo, o parcelamento não é uma solução automática para toda pendência. É necessário observar:

Se o parcelamento foi efetivamente consolidado ou deferido;
Se a primeira parcela e as parcelas subsequentes foram pagas no prazo;
Se existem outros débitos não incluídos na negociação;
Se há obrigações acessórias em atraso;
Se a dívida está na Receita Federal, na PGFN, no estado, no município, na Caixa ou na Justiça do Trabalho;
Se a legislação específica do órgão prevê requisitos adicionais para certidão.

A inadimplência do parcelamento pode rescindir o acordo e voltar a impedir a emissão da certidão. Por isso, a empresa deve controlar vencimentos e conciliar periodicamente os sistemas fiscais com os comprovantes de pagamento.

Checklist para manter as certidões da empresa sempre válidas

Manter certidões válidas não deve ser uma ação emergencial ligada a uma licitação ou contrato. O ideal é tratar a regularidade como rotina de governança.

Mapeie todas as certidões exigidas para o setor e os municípios em que a empresa atua.
Registre o prazo de validade de cada documento em calendário compartilhado.
Programe alertas com antecedência mínima de 30 dias para certidões críticas.
Consulte mensalmente a situação fiscal federal, estadual e municipal.
Concilie tributos apurados, declarações transmitidas e pagamentos efetuados.
Monitore parcelamentos, inclusive parcelas futuras e condições de manutenção.
Verifique mensalmente a regularidade de FGTS e obrigações trabalhistas.
Mantenha dados cadastrais atualizados no CNPJ, nas inscrições estaduais e municipais.
Guarde certidões emitidas, comprovantes de pagamento e protocolos de regularização.
Acione contador e assessoria tributária ao identificar intimações, inscrições em dívida ativa ou divergências sistêmicas.

A gestão preventiva reduz o risco de perder contratos, atrasar operações de crédito ou ser inabilitado em processos de contratação. Mais do que um documento, a CND funciona como indicador objetivo da organização fiscal e documental da empresa.