Exclusão do Simples Nacional: como regularizar débitos e permanecer no regime em 2027

Resposta direta

A empresa que receber um Termo de Exclusão do Simples Nacional deve agir dentro do prazo indicado na comunicação — normalmente, 30 dias contados da ciência — para quitar, parcelar ou contestar as pendências. Se a regularização for aceita e abranger todos os débitos que motivaram o ato, a exclusão pode ser evitada; caso contrário, a empresa poderá perder o regime a partir de 1º de janeiro de 2027, conforme a data e a hipótese da notificação.

A atenção deve ser redobrada porque a exclusão não decorre apenas de tributos federais: débitos estaduais, municipais, previdenciários e irregularidades cadastrais também podem impedir a permanência no Simples Nacional.

O que é o Termo de Exclusão do Simples Nacional e por que ele exige atenção imediata

O Termo de Exclusão é o ato administrativo pelo qual a Receita Federal, a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), o estado, o Distrito Federal ou o município comunica que a empresa optante possui impedimentos para continuar no Simples Nacional.

A exclusão pode decorrer de débitos tributários, falta de inscrição exigida, irregularidade cadastral ou outra situação vedada pela legislação. A regra está prevista na Lei Complementar nº 123/2006, especialmente nos artigos 17, 30 e 31.

A ciência eletrônica da comunicação produz efeitos jurídicos. Ignorar mensagens no DTE-SN ou deixar de acessar os portais oficiais não impede a contagem do prazo.

Em notificações motivadas por débitos, a regularização tempestiva costuma ser o caminho para impedir a exclusão. No entanto, quitar apenas uma parte das pendências ou parcelar débitos que não constam no termo pode não resolver o problema.

Como saber se a empresa recebeu uma notificação?

A empresa deve manter uma rotina de consulta aos canais eletrônicos oficiais. Os principais são:

DTE-SN: Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional, utilizado para comunicações relacionadas ao regime;
e-CAC: portal de serviços da Receita Federal, importante para consultar situação fiscal, débitos e processos administrativos federais;
Portal do Simples Nacional: ambiente para consultar extratos, declarações, parcelamentos, opção e situação no regime;
Portais estaduais e municipais: necessários para identificar débitos de ICMS, ISS, taxas e pendências cadastrais locais.

A regulamentação do regime e das comunicações eletrônicas está na Resolução CGSN nº 140/2018.

A empresa também deve verificar se houve ciência automática. Em comunicações eletrônicas, a ausência de leitura não significa que o prazo ficará suspenso indefinidamente.

Quais débitos podem levar à exclusão?

A existência de débitos com exigibilidade não suspensa pode impedir a permanência no Simples Nacional. Isso inclui obrigações administradas por diferentes entes federativos.

Origem da pendência	Exemplos	Onde consultar e regularizar
União	DAS, IRPJ, CSLL, contribuições previdenciárias, multas e declarações em atraso	e-CAC, Portal do Simples Nacional e Receita Federal
Dívida Ativa da União	Débitos inscritos e cobranças da PGFN	Regularize/PGFN
Estado ou Distrito Federal	ICMS, multas estaduais, obrigações acessórias e inscrição estadual irregular	Portal da Secretaria da Fazenda estadual
Município	ISS, taxas, cadastro mobiliário e licenças municipais	Portal da prefeitura ou Secretaria de Finanças
Cadastro fiscal	CNPJ inapto, ausência de inscrição exigida ou dados incompatíveis	Receita Federal, Junta Comercial, estado e município

Nos termos do artigo 17, inciso V, da LC nº 123/2006, a empresa com débitos tributários cuja exigibilidade não esteja suspensa não pode optar ou permanecer no Simples Nacional. A mesma lei também prevê impedimentos relacionados à irregularidade de inscrição ou cadastro fiscal quando exigido pelo respectivo ente público.

A suspensão da exigibilidade pode ocorrer, por exemplo, mediante parcelamento válido, depósito judicial integral, liminar ou discussão administrativa com efeito suspensivo. Cada situação deve ser analisada documentalmente.

Qual é o prazo para regularizar ou contestar a exclusão?

O prazo deve ser conferido no próprio Termo de Exclusão e na mensagem eletrônica que formalizou a ciência. Em notificações por débitos, é comum haver 30 dias para:

quitar integralmente os valores apontados;
formalizar parcelamento ou outra modalidade de negociação admitida;
comprovar causa de suspensão da exigibilidade;
apresentar impugnação ou contestação, quando houver erro no lançamento, pagamento não baixado ou pendência indevida.

A contestação não deve ser utilizada apenas para ganhar tempo. Ela precisa apontar fatos e documentos que demonstrem a inexigibilidade, quitação, prescrição, duplicidade, erro de vinculação ao CNPJ ou outra causa juridicamente relevante.

Se a empresa não agir no prazo, a exclusão poderá produzir efeitos no período definido pela legislação e pelo termo. Em comunicações emitidas no segundo semestre, é frequente que a exclusão seja programada para o primeiro dia do ano-calendário seguinte — portanto, 1º de janeiro de 2027 em notificações emitidas no segundo semestre de 2026.

Como regularizar débitos para permanecer no Simples Nacional

A estratégia correta depende da origem, do estágio de cobrança e da capacidade financeira da empresa. Em geral, há três caminhos principais.

Pagamento à vista

O pagamento integral é a alternativa mais objetiva quando há disponibilidade financeira. Depois do recolhimento, é necessário acompanhar a baixa no sistema e guardar os comprovantes, pois o processamento pode não ser imediato.

Parcelamento

Débitos ainda administrados pela Receita Federal podem ser objeto de parcelamento conforme as regras aplicáveis ao Simples Nacional. O serviço está disponível no Portal do Simples Nacional.

É indispensável verificar se o parcelamento abrange todos os débitos listados no Termo de Exclusão. Uma adesão parcial pode deixar pendências ativas e manter o risco de exclusão.

Negociação de dívida ativa

Quando os débitos já estão inscritos em dívida ativa da União, a negociação deve ser tratada perante a PGFN, inclusive por meio do portal Regularize. Dependendo do edital e da modalidade disponível, podem existir opções de transação, parcelamento ou negociação com condições específicas.

Parcelar não encerra a análise: é preciso confirmar a formalização, pagar a primeira parcela quando exigida e verificar se a situação foi efetivamente regularizada no sistema responsável pela exclusão.

Passo a passo para consultar a situação fiscal e confirmar a permanência no Simples Nacional

1. Acesse o DTE-SN e identifique a data exata de ciência do Termo de Exclusão.
2. Baixe o termo e relacione cada débito, ente cobrador, período de apuração e valor apontado.
3. Consulte o e-CAC para verificar pendências federais, declarações, débitos e eventual inscrição em dívida ativa.
4. Consulte o Portal do Simples Nacional para validar DAS em aberto, parcelamentos ativos e situação da opção.
5. Acesse os portais estadual e municipal para identificar ICMS, ISS, obrigações acessórias e pendências cadastrais locais.
6. Defina, para cada débito, se haverá pagamento, parcelamento, negociação ou contestação fundamentada.
7. Protocole a defesa dentro do prazo, quando cabível, e arquive os comprovantes de transmissão.
8. Após a regularização, acompanhe o DTE-SN e a consulta de optantes para confirmar que não há exclusão efetivada.

A confirmação não deve se limitar à emissão de um DARF ou DAS. O ponto decisivo é a baixa ou a suspensão válida de todas as pendências consideradas no ato de exclusão.

Erros que fazem empresas perderem o Simples mesmo após quitar ou parcelar débitos

Os erros mais comuns são operacionais e de controle, não necessariamente de falta de pagamento. Entre eles:

regularizar apenas débitos federais e esquecer ICMS ou ISS;
parcelar valores diferentes daqueles descritos no termo;
não pagar a primeira parcela ou deixar o parcelamento rescindir;
apresentar contestação sem documentação suficiente;
confundir a data de emissão com a data de ciência da notificação;
não corrigir CNPJ inapto, inscrição estadual suspensa ou cadastro municipal irregular;
deixar declarações obrigatórias sem entrega ou com inconsistências;
não acompanhar a baixa após o pagamento.

Também merece atenção a existência de divergências entre folha de pagamento, eSocial, EFD-Reinf, DCTFWeb e recolhimentos. Uma inconsistência declaratória pode gerar novos débitos ou impedir a emissão de certidões, mesmo quando a empresa acredita estar regular.

Caso concreto

Uma empresa de serviços recebeu, em outubro de 2026, Termo de Exclusão por DAS em atraso, ISS municipal e cadastro mobiliário suspenso. Para evitar a saída do regime em 2027, ela deve conferir a ciência no DTE-SN, regularizar os três pontos dentro do prazo, pagar ou parcelar os débitos e solicitar a reativação cadastral perante o município. Ao final, deve acompanhar a baixa e manter provas de cada providência.

Checklist preventivo para entrar em 2027 sem risco de exclusão do regime

Consulte o DTE-SN pelo menos semanalmente durante períodos de maior risco fiscal.
Faça conciliação mensal entre PGDAS-D, pagamentos de DAS e faturamento efetivamente registrado.
Verifique a regularidade no e-CAC, na PGFN, no estado e no município.
Controle parcelamentos ativos, vencimentos e risco de rescisão.
Mantenha CNPJ, inscrições estadual e municipal, endereço e atividades econômicas atualizados.
Entregue obrigações acessórias dentro do prazo e corrija divergências antes de se transformarem em cobrança.
Revise certidões e pendências antes do encerramento de cada exercício.
Guarde comprovantes de pagamentos, adesões a parcelamentos, defesas e protocolos.
Conte com análise contábil e tributária individualizada, especialmente quando houver débitos inscritos, discussão administrativa ou inconsistências cadastrais.

A permanência no Simples Nacional é resultado de acompanhamento contínuo. A regularização tempestiva pode preservar um regime importante para a previsibilidade tributária da empresa, mas cada caso exige análise profissional das pendências, dos prazos e das alternativas legalmente disponíveis.