Por que esse é o ponto mais importante
Tudo que entra ou sai do caixa começa em uma dessas duas contas. Sem essa organização, tudo a jusante (DRE, KPIs, decisão) fica corrompido.
Empresa que não tem contas a pagar e a receber bem organizadas é como hospital que não controla quem entra e sai. Pode até funcionar por um tempo, mas não é seguro. — Tom Knauf, contador, MBA em Planejamento Tributário, +26 anos de prática.
Contas a pagar — estrutura mínima
Para cada obrigação:
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Fornecedor | XYZ Distribuidora |
| Documento | NF 12345 |
| Categoria (plano de contas) | Custo direto - Mercadoria |
| Valor | R$ 4.500 |
| Vencimento | 15/06/2026 |
| Forma de pagamento | Boleto |
| Centro de custo | Loja Centro |
| Aprovador | Sócio responsável |
| Status | A pagar / Programado / Pago |
Contas a receber — estrutura mínima
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Cliente | ABC Ltda |
| Nota fiscal emitida | NFS-e 0789 |
| Categoria (linha de receita) | Consultoria - Plano Mensal |
| Valor bruto | R$ 8.000 |
| Retenções (ISS, INSS, IRRF) | R$ 480 |
| Valor líquido | R$ 7.520 |
| Vencimento | 30/06/2026 |
| Régua de cobrança | Ativa |
| Status | A receber / Recebido / Vencido / Inadimplente |
Régua de cobrança automatizada
A régua mínima funcional:
- D-3: lembrete por e-mail e WhatsApp.
- D-1: lembrete + boleto novamente.
- D+1: cobrança imediata por telefone.
- D+3: cobrança formal por escrito.
- D+7: nova cobrança + ofereção de parcelamento.
- D+15: comunicação de bloqueio de serviço/protesto.
- D+30: protesto ou ação de cobrança.
KPIs essenciais
- Prazo médio de pagamento (PMP): média de dias entre nota recebida e pagamento.
- Prazo médio de recebimento (PMR): média entre nota emitida e recebimento.
- Inadimplência por idade do título (15, 30, 60, 90, 120+ dias).
- Provisão para devedores duvidosos (PDD): % do contas a receber considerado de difícil recebimento.
A regra de ouro: PMR < PMP. Se você recebe mais rápido do que paga, financia o capital de giro com dinheiro do cliente. Se é o contrário, financia o cliente com dinheiro próprio (e cresce gerando déficit).
Erros mais comuns
1. Lançar tudo como "diversos" — destrói a análise.
2. Não conciliar com extrato bancário — divergência acumula.
3. Não cobrar por timidez ou medo de perder cliente — cliente que não paga não é cliente.
4. Aceitar prazos longos sem precificar (juro embutido).
5. Não usar nota fiscal eletrônica — perde controle e crédito tributário.
Ferramentas gratuitas relacionadas
- Calculadora Simples Nacional
- Calculadora IRPJ Lucro Presumido
- CLT vs PJ — comparativo líquido
- Diagnóstico de recuperação tributária
- Busca de CNAE
Próximo passo: análise técnica gratuita
Cada empresa tem particularidades. Para um diagnóstico aplicado à sua realidade financeira, agende 30 min com Tom Knauf.
Sem custo. Sem compromisso.